2022.09.22

展示会の招待状・案内状|業界のベテラン担当者が作成のポイントや出すタイミングを徹底解説

展示会情報

lassi

招待状・案内状を送る狙いや目的とは?

招待状の写真

業界ごとに様々なテーマで開催される展示会や商談会。

 

東京ビックサイトや幕張メッセをはじめ大規模会場で開催される催しが多く、多数の来場者が期待できるため自社のPRには絶好の機会です。

 

出展する各企業は自社ブースに一人でも多く立ち寄っていただくため、当日の集客活動はもちろん、取引先や関係者に招待状(案内状)を事前に送付する企業は少なくありません。

 

当然、出展する新商品のPRになりますし、来場する動機につながる手段です。

 

また、来場者にとって会場全部を回るのは本当に大変なこと。

 

そのため来場者の大半は立ち寄る出展ブースを来場前にピックアップするため、
招待状を送ることで立ち寄りブースのリストに加えてもらえる可能性が格段に高まります。

 

招待状の書き方の注意点とおさえるべきポイント

確認リスト

招待状を受け取る相手が理解しやすいよう、伝えたい情報を的確かつ簡潔に述べ、
興味関心をもってもらうことが何よりも大切です。

 

具体的に記載すること、外せない情報は、

  • 展示会の開催日時
  • 展示会会場の場所とアクセス方法
  • 自社出展ブースの位置
  • 出展する商品やサービス内容
  • 自社の問い合わせ先(電話やメールなど)

 

以上は必須。

 

さらに、展示会場やブースの出展場所を案内図で掲載すると親切です。当日出展ブースまで迷わずお越しいただけるでしょう。

 

また、出展する商品やサービスの案内を記載すれば展示商品の訴求になります。実際に足を運んでくだされば興味度合いは高いといえるでしょう。

 

ご来場者へのプレゼント、展示会のイベントなど来場にあたっての特典やメリットをお伝えするのも足を運ばせる大切な要素です。

 

招待状の文例

MEMOの写真

 【A】特定の担当者・個人事業者向けの場合

〇〇〇〇株式会社
〇〇〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇〇〇株式会社の〇〇と申します。

 

平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

 

さて、弊社は、〇〇にて〇月〇日から〇日迄開催されます〇〇(展示会名)に出展いたします。
今回展示する新商品は、既存の〇〇をはじめ新発売〇〇を体験できますので是非ともおいでいただけますようお願い申し上げます。

 

なお、展示会場への入場は通常有料となりますが、本日郵送いたしました本招待状をご持参いただければ無料でご入場いただけます。

 

度々のお願いで恐れ入りますが、その旨ご承知おきください。

 

◯◯(展示会)のご案内
①開催日時: 〇月〇日(〇)~〇日(〇) 〇時~〇時
②開催場所 〇〇〇 ※地図
③交通アクセス手段
④入場料(例:◯円。本招待状をご持参いただければ無料)
⑤出展ブースの場所 ※地図
⑥展示する新商品の案内
⑦問い合わせ先
担当者氏名〇〇
携帯番号 000-000-0000
メール
LINE QR
⑧署名

 

 

【B】不特定多数向けの場合

平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

皆さまにおかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

 

さて、このたび弊社では▲月▲日に◯◯にて開催されます◯◯にブースを出展することとなりました。

この度展示します新商品◯◯は現製品◯◯から大幅に機能が拡張されており、従来の製品と比較して機能性が大幅に向上いたしました。

 

今回の展示ブースには本製品の体験コーナーを設けております。

 

以下が本展示会の詳細案内となります。
ご多忙の中誠に恐縮ではございますが、ぜひともご来場くださいますと幸いでございます。

 

令和○年○月○日

 

担当者名

 

 

展示会◯◯のご案内
①開催日時: 〇月〇日(〇)~〇日(〇) 〇時~〇時
②開催場所 〇〇〇 ※地図
③交通アクセス手段
④入場料(例:◯円。本招待状をご持参いただければ無料)
⑤出展ブースの場所 ※地図
⑥展示する新商品の案内
⑦問い合わせ先
担当者氏名〇〇
携帯番号 000-000-0000
メール
LINE QR
⑧署名

 

相手に招待状(案内状)を送付する適切なタイミングとは?

郵便ポスト

招待状を投函する時期は展示会開催の三週~1ヶ月前が目安です。

 

招待状を送付する相手に合わせるのがベストですが、手間を考えると現実的でありません。一般的にビジネスマンは1~2週前から仕事の予定が埋まりだすことが多いため、スケジュールが埋まる前にお知らせしましょう。

 

担当者にお会いする機会があれば直接お渡しするのも丁寧といえます。

 

 

まとめ

今回は展示会の招待状を送るにあたってのポイントを解説しました。

 

招待状の受取先が疎遠であれば貴社の存在を思い出してもらえますし、懇意にする企業であれば直接アピールできる機会創出になります。

 

もちろん、展示会当日の見込み数増加に繋がりますので是非ともお試しください。