2022.08.04

【担当者必見】展示会・商談会に出展する目的、展示会の種類、用意すべきツールなど総まとめ

展示会情報

lassi

展示会に出展する目的とは?

展示会場

 

はじめに質問ですが、展示会や商談会へ出展する目的や理由は何でしょうか?

 

全国各地で開催され多数の企業が出展する展示会は、自社商品やサービスを幅広く認知させ、新規顧客獲得のきっかけを作る絶好の機会といえます。

 

まさに重要なプロモーション活動といえるイベント。

 

自社内で出展目的を明確にすることで向かうべき方向性が定まり、社内外の担当者と意思疎通をはかりやすくなります。

 

以下は一例ですが多くの企業様が該当するはずです。

  • 新製品やサービスをアピールしたい。売り込みたい。 → 理解を深めてほしい 商品やサービスの宣伝
  • 来場者に企業イメージを伝えたい。 → 企業の認知促進やブランディング
  • 新しい業界、業種へ新規参入したい。
  • 今後パートナーとなりうる来場者との出会い。ビジネスにつなげたい。 → 営業機会の創出、リーチ獲得 販路拡大

 

出展目的を曖昧なまま進めると社内外の関係者と打ち合わせする際、「そもそも何がしたいのか?」「何を伝えたいのか?」がズレてしまうケースは珍しくありません。

 

出展にあたり軸とする、「目的」「ターゲット」「成果目標」は関係者間で共有、言語化をおすすめします。

 

 

そもそも展示会とは?来場者の属性について

調査風景

 

次に、来場するお客様に何を伝えたいのか?どのようなユーザーが狙いなのかターゲットを明確にしましょう。

 

まず、展示会のテーマごとに来場する業界関係者はほぼ決まります。
(例:建築業界の場合、来場者は工務店、ハウスメーカー、リフォーム会社の関係者など)

 

そして展示会会場に足を運ぶ来場者のセグメントは、

  1. 展示会を主催する関係者(主催者)
  2. 展示会に出展する企業関係者(出展者)
  3. 自社で導入する、もしくは販売できる新商品やサービスを探すビジネスマン(来場者)
  4. 今後取引する企業や個人事業主を探すビジネスマン(来場者)
  5. 市場調査や勉強目的のビジネスマン(来場者)

 

に分かれます。

出展企業の多くが狙うターゲットは3,4番目となります。

 

展示会出展のメリットとは?

先述した通り、情報収集や今後社内で使えそうなサービスの比較や調査、新しいパートナーとなる企業を探す来場者が多いため、出展企業と来場者がマッチングしやすいのが展示会や商談会の特長。

 

当然、直接顔を合わせて商談や商品紹介できるのも展示会ならではのメリットです。

 

自社内で決裁権を持つ経営幹部やプロジェクト責任者の来場も多いため思いがけない出会いがあるかもしれません。

 

 

出展する展示会を選ぼう。種類について

展示会風景

 

まず出店すべき展示会を検討しましょう。

全国各地で開催される展示会ですが、大きく分けると3つに分類されます。

 

商談会・見本市(BtoB)

例:ブライダル産業フェア デジタル推進展 地域勧業展

 

企業間の商談や販促推進が目的。企業担当者を対象に製品サービスのPRや営業活動を行ったり、取引相手を探したり商談を行ったりと企業同士のマッチングが目的そのものです。

 

ビジネスショーと呼ぶ場合もあります。

 

企業間の目的が一致しているため商談や販路拡大が効率的にできるのが特徴。教育、デジタル、食品、環境・・・など多くの業界で商談展があります。

 

来場者のほとんどが企業のビジネスマン、全国各地の主要都市で規模の大小問わず開催されます。

 

パブリックショー(BtoC)

例:モーターショー おもちゃショー アニメジャパンetc

 

新製品の情報発信や物品販売を目的に行われるイベント。企業だけでなく業種やテーマによっては個人事業主の出展が多く、一般来場者も多数訪れる展示会です。

 

最近ではTVニュースや新聞といったマスコミの取材対象となるケースがあり、注目を集めればメディアを介して伝わるため、企業のPR目的で使われることがあります。

 

車、バイク、ゲーム、お菓子など多種多様な業界で行われ、新製品が展示されるのみでなく一般の来場者向けの即売イベントを兼ねる展示会です。

 

プライベートショー(BtoB , BtoC)

主催企業が単独もしくは関連企業と共同開催する展示会で、取引先や招待したお客様のみが対象に行われます。
前述した商談展やパブリックショーに比べると招待客を限定している分、クローズドな催しです。

 

自社関連グループの商品PRや発表の場として開催されるケースが多く、招待客は既存顧客やターゲット企業といった、どちらかというと取引先企業限定に近いイベントです。

 

展示会で用意すべきツールとは?

動画制作

 

次に出展にあたって準備が必要となるツールをご紹介します。

 

展示ブース

まず展示ブース。展示会会場で来場者の目に留まるようブースを設計する必要があります。設計や設営は専門業者にお願いする企業が大半。

 

見た目のインパクトだけでなく、自社のブースに訪れた来場者にスムーズな対応ができるよう接客スペースの確保や商品展示スペースの広さなど要望はまとめておきましょう。

参考記事:【展示会ブースデザイン】お悩み解決!デザインで集客アップ!

 

カタログ・チラシ

展示する商品やサービスについて詳しく解説したカタログやチラシは用意しましょう。

 

ブースを訪れた来場者の接客に使えますし、来場者が自分の会社に戻った後に自社内で検討いただく際の材料となります。持ち帰りやすいよう簡易的なバッグや手提げ袋を用意すると親切です。

 

 

PR動画

ブースにモニターを設置するなら動画は必須。来場者の目を留める「アイキャッチ」として効果大です。

 

特に20~30代前半のビジネスマンは活字より動画に興味や関心を抱きやすく、ユーチューブやSNSの浸透した世代には、より伝わりやすいツールといえます。

 

動画はカタログやチラシといった静的なツールに比べ、使い方や利用シーンといった動的な映像を流せる分、
実際の活用シーンを想像できます。

 

商品のサービスや使い方を説明したマニュアル動画や会社のPRで使用するのもよいでしょう。

 

展示パネル・テーブルクロス

自社商品やサービス、企業名をより魅力的にアピールするなら展示パネルやテーブルクロスは必須。

展示商品を具体的に説明する展示パネル、ブースに視覚的な彩りを添えるテーブルクロスは自社のオリジナリティをPRできます。

参考記事:【展示会パネル】デザイナー歴25年のプロが考える展示会パネルの重要性

 

ノベルティ(来場者プレゼント用の粗品)

自社ブースへ立ち寄るきっかけを作るノベルティ。狙いは集客促進ですが、アンケートやイベントに参加した方へのお礼として用いられる場合もあります。

 

定番品は仕事や生活で使えるボールペンや付箋ですが、開催時期によってはカイロやうちわ、昨今ではマスクや携帯用ウェットティッシュ、ユニークさを求めるならお菓子や飲料(ペットボトル)もあります。

 

どの商品も会社名やロゴを印刷できるため、プレゼントを渡した来場者に喜ばれるだけでなく、自社の認知拡大にも繋がります。
参考記事:【展示会ノベルティ】来場者を惹きつける効果と定番アイテムとは?

 

オリジナルTシャツやユニフォーム

自社のブースをより目立たせるためにオリジナルTシャツやユニフォームで盛り上げるのもアリ。
自社の個性やカラーが映えますし、スーツ姿の担当者に比べ目立ちやすいのがメリット。

 

比較的リーズナブルに作れるのでおすすめです。

 

アンケート

自社の新製品やサービスを実際利用したユーザーの声って気になりますよね。
来場者に試していただいた感想は社内では気づけないニーズや課題発見のヒントになることも。

 

個人情報の取り扱いに気をつける必要はありますが来場者リストにもつかえます。
承諾を得た上でDMやメール配信をするのもいいでしょう。

 

展示会までのおおまかなスケジュール

手帳

 

次に展示会出展までのスケジュール感の一例を紹介します。

 

一年前~半年前

  • 出展する展示会の選定と申込み手続き(早期申込みだと割引あり)。出店時の企画立案や社内メンバーの選定。
  • 商品やサービスのPR手段や予算について協議。

 

三ヶ月前

  • ブース制作会社の選定。
  • チラシ、動画、カタログ、展示パネル等を制作会社に委託。デザインや数量などのすり合わせ

 

二ヶ月

  • 当日のコンパニオンやアルバイト等の手配
  • 展示会に参加するメンバーの宿泊ホテルの手配
  • 展示会の主催者側より出展企業への説明会

 

一ヶ月前

  • チラシやカタログ、名刺類の発注および印刷
  • 展示会場までの交通手段の手配
  • 取引先やターゲット企業へ招待状の送付

 

2日前~当日

搬入設営、商談、撤去

 

展示会の出展費用

お金

 

それでは気になる出展費用です。

 

出展費用は出展するイベントによって異なりますが、1小間、1ブースとよばれる出展面積の単位(幅3m×奥行き3m×高さ2.7mが一般的)の大きさに応じて金額が変わります。
もちろん、面積が大きければ=高い、面積が小さければ=低価格となります。

 

あとは来場者が多く出入りする入り口や人が集まりやすい角など人通りの見込めるスペースは高く設定される傾向があります。

 

出展にあたっての申込金、設置スペースの基本料金やブース施工費、カタログやPR動画などの販促ツールを含めると最低100万円はかかると認識しましょう。

 

【展示会ブースデザイン】お悩み解決!デザインで集客アップ!

 

まとめ

展示会への出展を検討する際におさえたい基本情報をまとめましたがいかがでしたでしょうか。

 

冒頭でもお伝えしましたが、まずは展示会出展への目的意識を内外関係者と一致させ、
事前にどれだけ準備できるかが成果を導くカギ。

 

ちなみに当社が東京池袋で開催された展示会に3日間出展した際、約700社の来場者と名刺交換ができました。もちろん仕事に繋がった企業様も多数あります。

3日間で700社と繋がれる機会はなかなかありません。実体験をふまえ有益な場といえます。

 

出展経験のない企業様の場合、経験豊富な会社に準備を相談してみるものいいですよ。